Le transfert vers Ottawa de 9000 demandes de résidence permanente ou temporaire déposées au bureau de Citoyenneté et immigration Canada (CIC) à Buffalo a été plutôt fastidieux, a appris Le Devoir : pas assez d’employés pour faire les boîtes, une compagnie d’expédition qui fait faux bond au ministère, ou encore des problèmes d’accès aux documents entreposés.
Afin de réaliser des économies de plusieurs millions de dollars et d’accélérer les délais de traitements, CIC avait décidé de fermer son bureau situé à Buffalo, dans l’État de New York, en mai 2012. La fermeture avait été planifiée, et les dossiers de personnes souhaitant s’établir au Canada devaient être transférés à Ottawa. Or, les délais de traitement des dossiers transférés s’étaient rallongés à cause du déménagement, et les demandeurs n’obtenaient pas assez d’informations de la part de CIC, se souvient l’avocate Nadia Barrou, qui représentent une centaine d’entre eux. « On appelait, puis jamais de réponse. Ce qui était incroyable, c’est qu’on ne répondait pas à nos messages, c’était le fait de laisser les gens dans l’incertitude […] on était vraiment mal pris avec nos clients », se souvient-elle.
Certains de ses clients ont dû quitter le Canada, le temps que leur situation se régularise, d’autres ont dû vivre sur leurs économies, car leur permis de travail arrivait à expiration. Les demandeurs de Buffalo se sont alors organisés, en créant le groupe Facebook des « oubliés de Buffalo », et ils ont même manifesté.
Les documents de CIC, obtenus par Le Devoir en vertu de la loi d’accès à l’information, montrent que le transfert des dossiers a connu plusieurs problèmes administratifs. Ainsi, le déménagement a été retardé, car il n’y avait pas assez d’employés disponibles pour « trier » les dossiers et « faire les boîtes », peut-on lire dans une note explicative en anglais. Et une fois les boîtes remplies, « la compagnie d’expédition engagée pour déplacer ces dossiers s’est désistée de manière imprévue au milieu du projet, et un nouvel expéditeur a dû être trouvé », indique la note. CIC a essuyé plusieurs autres difficultés.
Des ingénieurs ont dû effectuer une « évaluation du chargement » à déménager, avant de pouvoir installer les dossiers sur des « étagères » et établir « un registre ». Or, durant le processus, les boîtes contenant les demandes de résidences ont été entreposées au « sous-sol », ce qui en rendait l’accès difficile aux fonctionnaires qui devaient les consulter, et contribuait encore à rallonger la durée du déménagement.
Et une fois les dossiers installés sur leurs étagères à Ottawa à l’été 2012, le ministère a éprouvé des difficultés pour trouver des fonctionnaires afin de les traiter. Les employés supplémentaires prévus par CIC n’étaient disponibles que vers la deuxième moitié du mois d’août. Cela a eu des effets sur le traitement de certains dossiers de résidences permanentes, indique la note interne de CIC. Toutefois, le ministère a pu faire appel à des employés temporaires pour en limiter les effets.
De plus, le plan établi par le ministère prévoyait que la fermeture du bureau de Buffalo se ferait à la fin du mois de juin, or, pour une raison qui n’est pas indiquée dans les documents obtenus par Le Devoir, celle-ci a eu lieu un mois plus tôt que prévu. Par ailleurs, CIC ne pouvait pas demander à l’avance à ses employés de transférer les dossiers. « Étant donné que l’annonce de la fermeture était sujette au secret du Cabinet, le personnel à Buffalo ne pouvait pas être informé de ce qui se passait. On ne pouvait leur demander de travailler sur les transferts de dossiers avant la date de fermeture », peut-on lire dans une version préliminaire d’une note interne. Après avoir attendu deux, voire trois ans au lieu d’une année, afin d’avoir une réponse, la situation des « oubliés de Buffalo » devrait être réglée d’ici la fin de l’été, estime CIC. « Le ministère a mis les bouchées doubles », dit Mme Barrou. Mais les délais de traitements et les problèmes administratifs ont eu des conséquences sur la vie de nombreuses personnes, comme Aurélien Dupuy. « Il y a l’attente, la vie qu’on met entre parenthèses, les projets qu’on met sur pause », explique le Français, qui est devenu résident permanent en février, après avoir déposé sa demande à Buffalo, en 2011.
Le porte-parole de CIC, Rémi Larivière, a expliqué par courriel au Devoir que le déménagement va permettre à terme de réaliser des économies importantes. « En centralisant une plus grande partie du traitement au Canada, en particulier les dossiers qui sont simples et qui présentent un faible risque, nous pouvons être plus efficaces, économiser de l’argent, réduire notre réseau à l’étranger et donner davantage de travail aux Canadiens », a-t-il écrit. Il a indiqué que CIC n’avait pas rencontré de difficultés logistiques lors du transfert des dossiers de Buffalo.

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